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Comunicare annullamento evento: da problema ad opportunità

Comunicare annullamento evento via SMS

Tra imprevisti, cambi di programma e cancellazioni degli eventi dell’ultimo minuto, le aziende sono state messe a dura prova nel comunicare ai clienti questi spiacevoli inconvenienti. Infatti quando occorre decidere nell’immediato quale modo sia il più efficace per inviare queste notizie così delicate, la soluzione adeguata è quella di affidarsi a professionisti del settore. Per questo comunicare annullamento evento via SMS con Mobyt, aiuterà a mantenere i clienti legati al proprio brand, convertendo una problematica in un’opportunità.

Comunicare l’annullamento di un evento per mantenere solido il rapporto con la clientela

Annullare eventi sportivi, manifestazioni o spettacoli teatrali richiede una pianificazione complessa. È per questo che grazie ad accorgimenti mirati, le aziende potranno fronteggiare questa situazione. Di seguito un elenco di tutti gli aspetti da considerare:

  • Rispettare il valore aziendale
  • Essere trasparenti
  • Suscitare empatia

La forzata cancellazione di un evento può trasformarsi così in un’occasione per rafforzare la relazione con la propria customer-base e consolidare la percezione dell’affidabilità del brand.

Rispettare il valore aziendale

Comunicare in emergenza l’annullamento di un evento significa non dimenticarsi dei propri valori aziendali. Informare il pubblico anche in quest’occasione attenendosi agli ideali del brand, infatti, è basilare. Da una parte per garantire un rapporto stabile e dall’altra per mantenere la propria credibilità, anche quando il messaggio in oggetto riguarda eventi spiacevoli.

La crisis communication management è infatti una competenza chiave per garantire al proprio marchio la giusta percezione in situazioni di crisi. Gestire in maniera professionale la cancellazione di un evento renderà il processo il meno stressante possibile per l’utente.

Garantire la trasparenza al momento giusto

Nel comunicare l’annullamento evento è di primaria importanza essere diretti e chiari nel diffondere l’avviso. Evitare di inserire le reali cause della cancellazione dell’evento potrebbe danneggiare fortemente l’immagine aziendale. Per questo motivo la sincerità e la tempestività saranno nella maggior parte dei casi molto apprezzate.

Non appena si stabilisce con certezza che l’evento previsto non avrà luogo, sarebbe bene informare sul cambio di programma. Per questo la comunicazione via SMS si rivela lo strumento adatto per diffondere il messaggio in modo rapido direttamente dalla piattaforma Mobyt. Prima di affrettarsi a scrivere una comunicazione, è sempre consigliabile prendersi un attimo di tempo per analizzare le opzioni e decidere come, quando e cosa è meglio comunicare

Suscitare empatia

A prescindere dalla natura dell’annullamento dell’evento, occorre tenere in considerazione l’impegno che il pubblico ha manifestato per potervi partecipare oltre al disagio arrecatogli.

Fornire delle spiegazioni chiare e sincere nel comunicare l’annullamento evento è indispensabile per trasmettere il rammarico per la mancata occasione.

Pertanto si rivelerà efficace adottare il servizio di ricezione SMS per consentire agli interessati di rispondere in modo semplice alla comunicazione di annullamento ricevuta, attivando così un canale diretto tra le due parti.

Un’ulteriore soluzione per rimediare al disagio economico è quella di definire un piano di rimborso. Scegliere una via pratica come la landing page per informare e velocizzare le procedure di rimborso, è una delle soluzioni migliori.

Infatti, con una user experience fluida, si permette ai clienti di interagire nella maniera migliore con il proprio marchio.

Comunicare annullamento evento esempio testo sms

Cosa scrivere nel messaggio

Il primo step per annunciare la cancellazione di un evento consiste nello stilare una lista delle informazioni chiave da veicolare. La migliore maniera per farlo è cercare di immedesimarsi nei propri interlocutori, anticipando le eventuali domande che potrebbero avere circa l’annullamento dell’evento.
Di seguito abbiamo raccolto alcune delle domande più comuni alle quali una comunicazione cancellazione evento dovrebbe rispondere: 

  1. L’evento è definitivamente annullato o solamente posticipato? 
  2. Quali sono le ragioni della cancellazione? 
  3. Esiste già una nuova data oppure non è ancora disponibile e verrà comunicata successivamente?
  4. Come verranno comunicati i successivi aggiornamenti in merito?
  5. Nel caso in cui l’evento fosse a pagamento, cosa accade con il denaro già versato?
  6. Quali sono le opzioni disponibili (rimborso, credito per futuro evento, altre opzioni) e i metodi di erogazione del rimborso o del credito?
  7. Se è previsto un nuovo evento, il biglietto già in possesso del cliente verrà automaticamente riconosciuto? 
  8. Nel caso in cui la nuova data fosse incompatibile con la disponibilità del cliente, quali opzioni sono disponibili?   
  9. Cosa deve fare il cliente (chiamare, compilare un form, inviare una mail, aspettare di essere contattato)?

Se alcuni aspetti non fossero ancora stati del tutto definiti, è importante rassicurare sul fatto che ulteriori informazioni saranno condivise non appena possibile specificando tramite quali canali. 

Un mix di canali per comunicare in modo efficace e tempestivo

In caso di annullamento o posticipo di un evento programmato, la migliore strategia è elaborare un piano di comunicazione servendosi di diversi strumenti. Più sono i touchpoint utilizzati e più alta è la probabilità di riuscire a raggiungere tempestivamente i nostri interlocutori, minimizzando i disagi.

  • Email: sicuramente la prima e più ovvia opzione, l’invio di una campagna email a tutti gli indirizzi dei partecipanti. Ma come sappiamo alcune email possono finire nello spam oppure semplicemente essere lette a distanza di diversi giorni, è quindi bene prevedere altre fonti di diffusione. 
  • Social Media: che si tratti della pagina Facebook, Linkedin o dell’account Twitter, è bene condividere la notizia anche sui propri profili social. Semplici, rapidi ed economici, i social consentono anche di interagire e dunque poter rispondere ad eventuali domande. In questo caso però, è bene essere preparati a dover rispondere a molte domande.
  • SMS: l’invio di un SMS può rappresentare un’ottima opzione, soprattutto nel caso di cancellazioni last-minute. A differenza di email e social infatti, l’SMS ha un tasso di lettura incomparabile . Viene letto normalmente in brevissimo tempo dalla ricezione, oltre ad essere ricevuto immediatamente e su qualunque device. Il testo del messaggio dovrà limitarsi ai 160 caratteri, ma è sempre possibile inserire un link ad una pagina di approfondimento (o landing page) con tutte le informazioni.  
Comunicare annullamento evento icona dei servizi

  • Landing Pages: mini pagine web create ad hoc consultabili da ogni dispositivo, su cui il cliente approderà con un semplice click dal link recapitato via SMS. Rappresenta il mezzo preferito nel caso in cui si volessero condividere informazioni urgenti in modo immediato, innovativo ed economico. Se vuole approfondire i vantaggi delle landing page per campagne SMS può leggere il post dedicato.
  • Ricezione SMS: non è solo importante inviare comunicazioni, ma anche raccogliere risposte. Il servizio di ricezione SMS è la soluzione ideale per fornire ai propri clienti un canale di comunicazione diretta tramite il quale poter comunicare il proprio feedback. 
  • Mobile Payment: la soluzione mobile per i pagamenti in totale sicurezza, consente di inviare ai propri clienti, direttamente su smartphone, un processo di pagamento altamente personalizzato.
  • Telefono: nel caso in cui la lista di partecipanti lo consentisse, una telefonata è certamente un’opzione che darà agli interlocutori la possibilità di chiedere e ottenere subito le risposte alle domande più pressanti. Attenzione però all’orario e giorno prescelto, per non rischiare di essere invasivi, e chiaramente a calcolare quanto tempo sarà necessario per avvisare tutti i partecipanti.
  • Banner web: inserire un banner sul proprio sito web, ben in evidenza nella parte alta della pagina, è un altro ottimo modo per assicurare ulteriore visibilità alla notizia.

Qualunque siano i canali di comunicazione prescelti, è sicuramente consigliabile prevedere la creazione di una pagina web o landing page dedicata, da poter linkare nelle proprie comunicazioni, e sulla quale andranno indicati tutti i dettagli operativi e le indicazioni essenziali ai partecipanti. 

Cosa tenere a mente nel comunicare annullamento evento

Ci sono infine altri punti fondamentali da considerare quando si vuole inviare una comunicazione per cancellare un evento.

1. Sospendere la registrazione o vendita di biglietti tempestivamente, prima dell’invio delle comunicazioni ai partecipanti: continuare a cercare di guadagnare da un evento che già si sa verrà cancellato o posticipato non solo non sarebbe etico, ma potrebbe anche dare l’impressione sbagliata. 

2. Ricordare di includere i riferimenti dell’evento, come titolo, data e luogo in cui doveva tenersi, per fornire immediatamente il giusto contesto ai destinatari della comunicazione. 

3. Includere in modo chiaro e ben visibile i contatti aziendali. Se possibile, includere nella comunicazione o pagina di approfondimento i dettagli relativi a numero di telefono o indirizzo email da contattare, per ottenere ulteriori chiarimenti. 

4. Inoltrare le comunicazioni anche a coloro che hanno collaborato nell’organizzazione. Assicurarsi di avvisare in primis i partecipanti, ma non dimenticarsi di inviare delle comunicazioni anche a eventuali speaker, espositori, fornitori o giornalisti.   

Per comunicare l’annullamento di un evento in modo efficace occorre scegliere la soluzione migliore dalla piattaforma professionale Mobyt e programmare la propria strategia. Per maggiori informazioni non esiti a contattarci o si registri per provare la versione demo.



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